Dynameet 365

Witivio a conçu un chatbot spécialisé dans l’organisation de vos réunions : un assistant virtuel qui intervient en complément d’Outlook, pour plus de réactivité et de spontanéité dans vos agendas. Disponible sur Skype ou Teams, il suffira de vous adresser à Dynameet pour planifier, inviter et réserver une salle de réunion pour vos meetings.

Doté d’un système de géolocalisation, ce dernier pourra également vous apporter des informations concernant les outils numériques qui vous entourent.

Dynameet vous accompagne durant les

différentes phases de votre réunion 

ORGANISER UNE RÉUNION

Trouver des créneaux, réserver des salles, gérer les salles à accès restreint...

OPTIMISER VOTRE RÉUNION

Conseils sur l'usage des périphériques disponibles, Localisation des équipements informatiques, Amélioration des conditions de travail des collaborateurs, Amélioration des process pour gagner du temps

ÉVALUER L’EFFICACITÉ DE VOTRE RÉUNION

Recueillir l'expérience de réunion auprès des participants

Organiser une réunion

Dynameet est directement connecté à Exchange (Office 365).

 

Il aura donc toutes les informations se trouvant dans votre agenda et vous proposera alors des créneaux correspondants à vos disponibilités et celles de vos collègues.

 

Lors de votre première conversation avec Dynameet, il vous suffira de l’informer sur votre lieu de travail (N° de bâtiment, étage, N° de bureau) afin qu’il puisse vous proposer des salles de réunions au plus proche de votre espace.

Trouver des créneaux

Je peux donner l’ordre de trouver des créneaux avec un ou plusieurs collaborateurs, dès qu’ils sont disponibles

  • Ou en indiquant un timing particulier
  • Ou en indiquant une durée précise

Le chatbot propose d’autres créneaux si les collaborateurs ne sont pas disponibles sur le créneau spécifié

Réserver des salles

  • Je peux donner l’ordre de trouver une salle disponible dès que possible
  • Je peux donner l’ordre de trouver une salle disponible en indiquant un timing particulier
  • Je peux donner l’ordre de trouver une salle disponible en indiquant une durée précise
  • Je peux donner l’ordre de trouver une salle disponible pour un nombre de personnes précis
  • Je peux donner l’ordre de trouver une salle en précisant un lieu
  • Je peux combiner ces quatre informations

Organiser des réunions

Le bot peut organiser une réunion avec un ou plusieurs collaborateurs

  • Je peux réserver une salle disponible lorsque je crée une réunion
  • Je peux convier des participants externes à mon organisation à une réunion

Ou encore....

  • Lors du 1er échange, le chatbot demande à l’utilisateur où il se situe dans les locaux (Etage, aile, bâtiment, site)
  • Le chatbot propose en priorité des salles proches de l’utilisateur
  • Si aucune salle n’est disponible le chatbot propose d’organiser la réunion dans le bureau de l’utilisateur
  • Le chatbot gère les salles à accès restreint (en fonction de votre configuration Outlook)
  • Il est possible d’automatiser l’envoi d’une demande pour les réservations de salles à accès restreint
  • Le chatbot peut intégrer des plages horaires en dehors desquelles il est impossible de réserver des salles
  • Le chatbot peut intégrer une durée maximale de réservation des salles
  • Déclenchement de dialogues conditionnels paramétrables (déclenchement d’un dialogue spécifique lorsqu’une condition est remplie)

Optimiser votre réunion

Le chatbot connecté à son environnement physique partage astuces et bonnes pratiques, où que soient les utilisateurs. Avec Dynameet 365 :

Vous apportez des solutions rapides et personnalisées aux collaborateurs afin d’optimiser l’utilisation des outils numériques dans lesquels vous avez investi

Vous donnez à vos collaborateurs la possibilité d’être autonomes et plus créatifs

Vous gagnez du temps et libérez vos équipes des activités chronophages

Évaluer l’efficacité de votre réunion

Dynameet 365 sollicitera les participants à votre réunion afin de recueillir leur avis. Ces données vous permettront de :

Optimiser le nombre de participant pour les prochaines sessions

Proposer des supports plus attractifs

Planifier une réunion au bon moment

Pourquoi choisir Witivio ?

Innovation

Une technologie orientée métier, facile à appréhender qui interagit de manière humaine et engageante avec vos collaborateurs, instantanément.

Accompagnement sur mesure

Qu’il s’agisse du partage de bonnes pratiques, d’ateliers stratégiques, de gestion de projet, notre équipe vous accompagne pour réussir votre digitalisation.

Performance

Un déploiement rapide qui ne nécessite pas de code. L’intégration complète de vos données. Une interface d’où vous contrôlez la performance de vos chatbots et la satisfaction utilisateur. Résultats garantis !

Expérience Multicanale

Des chatbots présents à tout moment sur tous les appareils et toutes les interfaces de la suite Office 365 pour être sollicités par vos collaborateurs.